Règlement d'ordre intérieur

Le règlement d’ordre intérieur a été décidé en réunion de comité du 07 mai 2017. Il est disponible sur le blog du club ainsi qu’auprès de la présidente.

Siège social

Rue de la sablière, 11
6110 Montigny-le-Tilleul

Statut

Le club « L’ami des orchidées » est constitué sous forme d’association de fait depuis 1997.

Objet de l'association

Réunir les orchidophiles.

Encourager, développer et diffuser la connaissance, la culture et la protection des orchidées par :

des réunions, des conférences, des débats, des échanges de plantes,
la présence à certaines réunions de producteurs ou orchidophiles avertis, des visites chez des producteurs, des visites de serres ou autres,
une bourse annuelle accompagnée d'une mini-exposition,
la participation à certaines expositions,
la publication d'une revue trimestrielle,
la diffusion d'un blog,
ou par tout autre moyen.

Comité

Présidente :

Inge VAN DORPE
0479 23 66 85 vandorpeinge@hotmail.com

Vice-président :

Vincent MARCIPONT
0497 53 57 71 marcipontvincent@gmail.com

Trésorière et responsable de la revue :

Christine THOMAS
071 43 09 95 thomascdmj@gmail.com

Secrétaire :

Fabrice MARTIN
064 22 13 70 fab.martin@skynet.be

Vérificateur aux comptes et animateur de la tombola :

Gaston BERTEAUX
071 59 00 02

Responsable magasin :

Laetitia BONTE
0477 59 81 31 bontelaetitia@hotmail.com

Cafétéria :

Brigitte DANHEUX
pim.pimprenelle@gmail.com

secondée par : Christiane DEBODT, Fabrice MARTIN, Robert ROLAND

Blog :

Dominique VAN DER KAA
0473 67 06 28 vanderkaadominique@hotmail.com

Le comité se réunit suivant les besoins et les projets du club.
Les réunions peuvent être préparées grâce à un ordre du jour envoyé aux différents membres du comité.
Un procès-verbal est rédigé à l'issue des réunions.
Les comptes de l'année écoulée sont présentés dès leur clôture à la réunion suivante.

Membres

Le club est constitué de divers membres, à savoir :

Le membre du comité

Le membre du comité fait partie de celui-ci et y remplit une fonction.
Le membre du comité a le devoir d’assister aux réunions du comité mais il peut être excusé.
Le membre du comité qui n’a pas payé sa cotisation annuelle à la fin du premier trimestre de l’année civile est considéré comme démissionnaire et perd sa qualité de membre.
Le membre du comité possède également tous les droits d’un membre adhérent.
Le comité a le droit souverain quant à l’élection ou la démission d’un de ses membres.

Le membre adhérent

Le membre adhérent est celui qui a payé sa cotisation annuelle. Il reçoit une carte de membre annuelle qu’il présente à chaque réunion.
Le membre adhérent a le droit de participer aux réunions, expositions, voyages organisés par le club.
Le membre adhérent qui n’a pas payé sa cotisation pour la fin du premier trimestre de l’année est considéré comme démissionnaire et perd ses droits.
Tout membre adhérent peut proposer sa candidature au sein du comité qui a le droit d’acceptation. Après acceptation, le membre adhérent devient membre du comité. Cette nomination est annoncée lors de la réunion suivante.
Le membre d’une autre section du Club l’Ami des Orchidées peut participer aux réunions sur présentation de sa carte d’affiliation.

Le membre fondateur

Le club a été créé par Prosper Penninckx

Le membre d’honneur

Le comité a le droit souverain de nommer à ce titre des personnes ou des associations en reconnaissance de faits et/ou gestes qu’elles ont pu avoir en faveur du club.
Le membre d’honneur est exempt de cotisation.

Comptes

Le club a un compte bancaire à son nom : BE65-0000-4624-9596.
Chaque responsable de poste tenant une caisse fait ses comptes (débit-crédit) mensuellement afin de pouvoir les transmettre à la trésorière.
Les comptes de l’année écoulée sont vérifiés en début de nouvelle année par le vérificateur des comptes et par la présidente.
Les membres adhérents qui le souhaitent peuvent consulter les comptes après le bilan annuel par simple demande à la présidente.

Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le comité.
La cotisation sert à couvrir les frais du bon fonctionnement du club.
Aucun membre n’a de droit personnel sur les fonds du club.
La cotisation actuelle est de 10€.
Une cotisation supplémentaire de 5€ donne droit au périodique trimestriel du club.
La cotisation peut être payée sur le compte en banque du club avec la communication suivante : cotisation + année + nom du membre.

Réunions

Sauf avis contraire, les réunions se déroulent le deuxième dimanche du mois à l’exception du mois d’août.
La réunion d’avril est remplacée par la bourse annuelle du club.
La réunion de décembre est remplacée par un repas de fin d’année suivi d’une remise de plantes.
Les réunions se passent au Foyer Culturel, rue Wilmet, 5, 6110 Montigny-le-Tilleul de 14 à 17h/17h30 environ.
Le déroulement d’une réunion type est le suivant :
14 h : accueil, vente de plantes et de matériel de culture
14h30 : mot de la présidente
14h45 : conférence
15h30 : pause et vente de billets de tombola
15h45- 16h : présentation des plantes des membres
16h30 : tirage de la tombola
Tous les membres peuvent participer aux réunions ainsi que les nouveaux arrivants venus pour découvrir le club. Les membres ayant perdus leur droit ne sont pas admis.
Chaque membre présent à la réunion reçoit un cachet de présence sur sa carte de membre.
Un membre venant uniquement recevoir un cachet sans participer à la réunion se verra refuser le cachet de présence à la réunion suivante à laquelle il participe.

Voyages

Les inscriptions au voyage se font lors des réunions ou par virement sur le compte bancaire du club avec la mention « voyage du date suivi du nom inscrit sur la carte de membre ».
En cas de surnombre c’est la date de réception du paiement qui sera prise en compte pour l’ordre d’acceptation.
Tout membre du club peut être accompagné par une ou l’autre personne lors d’un voyage mais une majoration du prix sera demandée pour les non-membres.
En cas de désistement, le remboursement du voyage ne se fait qu’en cas de force majeure ou si annoncé bien à l’avance.

Revue

Intitulée : « L’ami des orchidées »
La revue du club paraît 4 fois par an.
Elle est remise lors de la réunion suivant sa parution et exceptionnellement par courrier aux membres en règle de leur cotisation (5€).
Des articles peuvent être proposés. Ils sont à envoyer par mail à la responsable de la revue.
Les articles n’engagent que la responsabilité de leur auteur.

Bourse

Le club organise chaque année une bourse de vente et d’échange d’orchidées et plantes de jardin ou d’intérieur avec une mini-exposition d’orchidées.
La bourse a lieu au Foyer Culturel de Montigny-le-Tilleul dès 10h.
Une table de vente peut être réservée auprès du secrétaire en échange de prêt d’orchidées pour la mini-exposition ou don de plante(s) pour la tombola.
Il n’est pas nécessaire d’être membre pour obtenir l’octroi d’une table de vente.

Expositions

Le club organise une mini-exposition d’orchidées lors de sa bourse annuelle.
Le club participe à des expositions organisées par d’autres clubs, institutions ou producteurs.

Repas de fin d’année

La réunion de décembre est remplacée par un repas de fin d’année.
Il se déroule au Foyer Culturel de Montigny-le-Tilleul de 11h30 à 15h.
Les membres peuvent inviter l’un ou l’autre proche.
Les repas peuvent être réservés lors des réunions ou par virement sur le compte bancaire du club avec en communication le nombre de repas, le choix du menu et le nom inscrit sur la carte de membre.
Dès 15 heures, les membres ne participant pas au repas peuvent rejoindre la salle.
Vers 15h30 une plante est offerte à chaque membre du club en fonction de sa participation au cours de l’année écoulée.

Assurances

Le club est couvert par une assurance en responsabilité civile de type « association sportive et d’agrément » et une assurance protection juridique.